Vacatures
Het Chabot Museum Rotterdam zoekt per direct een

Directiesecretaris / Personal Assistant

16 tot 20 uur per week

Functie-inhoud

  • Ondersteunt de directie van het Chabot Museum Rotterdam.
  • Beheert de agenda van de directie en maakt afspraken binnen en buiten de organisatie, stemt agenda’s af in overleg met andere betrokkenen, schat het belang en de urgentie in en bewaakt deadlines.
  • Voert correspondentie, zoals het redigeren van brieven en het schrijven van e-mails en documenten, stelt zelfstandig correspondentie op waarvan de essentie mondeling is meegedeeld.
  • Organiseert en bereidt overleg / vergaderingen voor en notuleert.
  • Ontvangt bezoekers professioneel en gastvrij.
  • Beheert dossiers, zet (werk-)archieven op en houdt deze bij.
  • Onderhoudt (telefonische) contacten met in- en externe instanties en personen over in behandeling zijnde onderwerpen.
  • Administreert en regelt diverse vormen van overleg en planning van vergaderingen.
  • Is bereid andere voorkomende werkzaamheden in een klein team te verrichten (project, tentoonstelling en facilitair gerelateerd).

Functie-eisen en profiel
De kandidaat:

  • Heeft HBO werk- en denkniveau.
  • Is woonachtig in Rotterdam.
  • Heeft werkervaring in het ondersteunen van directie of management.
  • Is bereid om buiten de reguliere werktijden te werken (dinsdag tot en met vrijdag 09:00 tot 13:00 uur) en een keer per maand een weekenddienst te draaien.
  • Heeft affiniteit met kunst en cultuur in brede zin, en is enthousiast om bij te dragen aan een kleinschalige flexibele organisatie.
  • Goede actuele computervaardigheden (Microsoft 365, Word, PowerPoint, Excel).
  • Stelt zich dienstverlenend en flexibel op.
  • Heeft organisatorisch vermogen.
  • Kan een redelijk hoog tempo aan en is stressbestendig.
  • Kan discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.
  • Is sociaal, accuraat en in staat om helder en open te communiceren.
  • Beheerst de Nederlandse taal perfect en het Engels goed in woord en geschrift.
  • Is een attente gastheer of -vrouw.
  • Heeft relativeringsvermogen en gevoel voor humor.

Arbeidsvoorwaarden
Inschaling is mede afhankelijk van opleiding en relevante werkervaring. Het betreft een aanstelling voor in eerste instantie een jaar, met mogelijkheid tot verlenging. Het museum volgt de Museum CAO.

Het Chabot Museum streeft naar een evenwichtig samengesteld personeelsbestand. Bij gelijke geschiktheid wordt hier rekening mee gehouden.

Reacties kunnen tot 24 april 2021 gestuurd worden aan secretariaat@chabotmuseum.nl ter attentie van mevrouw J.M. Bijlsma, de directeur van het Chabot Museum Rotterdam.


Het Chabot Museum is altijd op zoek naar

Vrijwilligers

Het Chabot Museum kan niet bestaan zonder een groep toegewijde vrijwilligers, die de staf met vaste  medewerkers dagelijks ondersteunt. Om ons team te versterken zijn wij op zoek naar nieuwe vrijwilligers die inzetbaar zijn als gastheer / vrouw aan de balie, die kunnen meehelpen bij bijzondere ontvangsten en speciale evenementen en die andere ondersteunende taken kunnen verrichten ten behoeve van de publieksbegeleiding.

Lees hier het verhaal van enkele van de onmisbare vrijwilligers van het Chabot Museum.

Zin om als vrijwilliger aan de slag te gaan in één van de mooiste villa’s van Rotterdam? Stuur dan een e-mail naar: mail@chabotmuseum.nl met een korte motivatie en vermelding van naam, adres en contactgegevens.

Gerelateerd

Museumparkticket

KUNST, NATUUR EN ARCHITECTUUR IN VIJF MUSEA OP LOOPAFSTAND Met de tickets uit het Museumparkticketboekje heeft u toegang tot alle...

Het museum

Een bezoek aan het museum brengt een bijzondere combinatie van moderne kunst, architectuur en geschiedenis. In de lichte open ruimtes...

Voorwaarden online tickets

Gekochte tickets kunnen niet worden gerestitueerd of geruild. Indien u tickets heeft besteld met museumkaart of Rotterdampas, is het tonen...